Notification of Rights Under FERPA

Español | Tagalog

In accordance with the
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), the following student information may be released by Central Kitsap School District unless a student’s guardian requests in writing that such information not be released:

  • Student’s name, address, and telephone number
  • Participation in officially recognized activities and sports
  • Weight and height (usually for athletes)
  • Grade level, dates of enrollment, withdrawal, and/or graduation
  • Diplomas and awards received
  • Major field of study
  • Current and most recent previous educational agency or institution attended by the student
  • Photographs, videotapes, and other images in which the student appears

This information may be released to anyone, including the media, colleges and universities, the military, youth groups, and scholarship grantors.

If you wish to restrict the release of such information, please complete a Form 8and give it to your child’s school. You may deny this information to military recruiters while allowing it to go to others. Forms are valid for one year only. A new form must be completed each year to continue restriction.

FERPA also affords parents and students over 18 years of age (“eligible students”) certain rights with respect to the student’s education records.  These rights are:

The right to inspect and review the student’s education records within 45 days of the day the school receives a request for access.  Parents or eligible students should submit to the school principal a written request that identifies the record(s) they wish to inspect.  The principal will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.

The right to request amendment of the student's education records if the parent or eligible student believes they are inaccurate, misleading, or otherwise a violation of the student's privacy rights. To amend a record, the parent or eligible student should write to the school principal. The letter must clearly identify the part of the record to change and specify why it should be changed. If the school decides not to amend the record, the school will notify the parent or eligible student of the decision and advise him or her of the right to a hearing. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.

The right to consent to disclosures of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent.  One exception, which permits disclosure without consent, is disclosure to school officials with legitimate educational interests.  A school official is a person employed by the school as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the school board; a person or company with whom the school has contracted to perform a special task (such as an attorney, auditor, medical consultant or therapist); or a parent or student serving on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility.  Upon request, the school discloses education records without consent to officials of another school district in which a student seeks or intends to enroll.

The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the school to comply with the requirements of FERPA.  The name and address of the office that administers FERPA is:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-4605


Notificación de derechos según la FERPA

En virtud de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)), Central Kitsap School District puede compartir la siguiente información sobre los alumnos, a menos que el tutor de un/una alumno(a) solicite por escrito que dicha información no se comparta:

  • El nombre, la dirección y el número de teléfono del/de la alumno(a).
  • Participación en actividades y deportes reconocidos oficialmente.
  • Fechas de inscripción, retiro o graduación.
  • Diplomas y premios recibidos.
  • Campo principal de estudio.
  • La institución o el organismo educacional actual y al que el/la alumno(a) asistió más recientemente.
  • Fotografías, videos y otras imágenes en los que aparezca el/la alumno(a).

Esta información se puede compartir con cualquier institución, incluidos los medios de comunicación, las instituciones de educación superior y universidades, las Fuerzas Armadas, los grupos juveniles y los otorgantes de becas.

Si quiere restringir el intercambio de esta información, pida y complete unForm 8” (Formulario 8) de la escuela de su hijo(a). Puede denegarles esta información a reclutadores militares y compartirla con otras personas. Los formularios son válidos solo durante un año. Para continuar la restricción, debe completar un formulario nuevo todos los años.

La FERPA también les ofrece a los padres y alumnos mayores de 18 años (“alumnos elegibles”) determinados derechos en relación con los registros educativos del/de la alumno(a). Estos derechos son:

El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del/de la alumno(a) en un plazo de 45 días a partir del día en que la escuela reciba una solicitud de acceso. Los padres o alumnos elegibles deberán enviarle al director de la escuela una solicitud escrita que identifique los registros que quieran inspeccionar. El director hará los trámites necesarios para obtener acceso y notificará al padre/madre o alumno(a) elegible sobre la hora y el lugar en donde se pueden inspeccionar los registros.

El derecho a solicitar la corrección de los registros educativos del/de la alumno(a), que los padres o el/la alumno(a) elegible consideren inexactos, engañosos o infrinjan los derechos de privacidad del/de la alumno(a). Para enmendar un registro, los padres o alumnos elegibles deben escribirle una carta al director de la escuela. En la carta se debe identificar claramente la parte del registro que quieren cambiar y especificar por qué se debería hacerlo. Si la escuela decide no enmendar el registro, notificará la decisión a los padres o el/la alumno(a) elegible y les informará sobre su derecho a una audiencia. Cuando se les notifique sobre tal derecho, también recibirán información adicional sobre los procedimientos de
la audiencia.

El derecho a autorizar las revelaciones de información de identificación personal de los registros educativos del/de la alumno(a), excepto en la medida en que la FERPA autorice la revelación sin autorización. Una excepción, que permite la revelación sin autorización, es la revelación a las autoridades escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar es una persona empleada por la escuela como administrador, supervisor, instructor o miembro del personal de apoyo (incluido el personal médico o de salud y el personal de la unidad de cumplimiento de la ley); una persona que ocupa un puesto en la junta escolar; una persona o empresa a quien la escuela ha contratado para hacer una tarea especial (como un abogado, auditor, consultor médico o terapeuta); o un padre o alumno(a) que presta servicios en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o que ayuda a otro funcionario escolar a hacer sus tareas. Una autoridad escolar tiene un legítimo interés educativo si necesita revisar un registro educativo para cumplir sus responsabilidades profesionales. A pedido, la escuela revela los registros educativos sin autorización a funcionarios de otro distrito escolar en el que el/la alumno(a) quiera o intente inscribirse.

El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE. UU. (U.S. Department of Education) respecto a supuestos incumplimientos por parte de la escuela para cumplir los requisitos de la FERPA. El nombre y la dirección de la oficina encargada de velar por el cumplimiento de la FERPA es:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-4605


Abiso sa mga karapatan sa ilalim ng FERPA

Alinsunod sa Batas sa Mga Karapatan at Pagkapribado sa Edukasyon ng Pamilya (Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)), maaaring ilabas ng Central Kitsap School District ang sumusunod na impormasyon ng mag-aaral maliban kung nakasulat na hihilingin ng tagapangalaga ng mag-aaral na hindi dapat ilabas ang ganoong impormasyon:

  • Pangalan ng mag-aaral, tirahan, at numero ng telepono
  • Paglahok sa mga opisyal na kinikilalang aktibidad at pampalakasan
  • Mga petsa ng pag-enroll, pag-withdraw, at/o pagtatapos
  • Mga diploma at gantimpala na natanggap
  • Pangunahing larangan ng pag-aaral
  • Kasalukuyan at pinakahuling nakaraang ahensiya o institusyon sa edukasyon na dinaluhan ng mag-aaral
  • Mga litrato, videotape, at iba pang mga larawan kung saan makikita ang mag-aaral

Maaaring ilabas ang impormasyong ito sa sinuman, kabilang ang media, mga kolehiyo at unibersidad, ang militar, mga grupo ng kabataan, at mga tagapaggawad ng scholarship.

Kung nais mong limitahan ang paglabas ng ganoong impormasyon, mangyaring humiling at sagutan angForm 8” mula sa paaralan ng iyong anak. Maaari mong itanggi ang impormasyong ito sa mga tagapag-recruit sa militar habang pinapahintulutan itong mapunta sa iba. May bisa ang mga form para sa isang taon lamang. Dapat sumagot ng bagong form bawat taon para maipagpatuloy ang paglimita.

Nagkakaloob din ang FERPA sa mga magulang at mag-aaral na may edad na higit sa 18 taon (“mga kwalipikadong mag-aaral”) ng mga partikular na karapatan hinggil sa mga rekord sa edukasyon ng mag-aaral. Ang mga karapatang ito ay:

Ang karapatan na siyasatin at suriin ang mga rekord sa edukasyon ng mag-aaral sa loob ng 45 araw mula sa araw na natanggap ng paaralan ang kahilingan para sa access. Dapat magsumite ang mga magulang o kwalipikadong mag-aaral sa punong-guro ng paaralan ng nakasulat na kahilingan na tumutukoy sa (mga) rekord na ninanais nilang siyasatin. Gagawa ang punong-guro ng mga pagsasaayos para sa access at aabisuhan nito ang magulang o kwalipikadong mag-aaral tungkol sa oras at lugar kung saan maaaring siyasatin ang mga rekord.

Ang karapatan na humiling ng pagbabago sa mga rekord sa edukasyon ng mag-aaral kung naniniwala ang magulang o kwalipikadong mag-aaral na ang mga ito ay hindi tumpak, nakakalinlang, o kaya’y paglabag sa mga karapatan sa pagkapribado ng mag-aaral. Upang baguhin ang isang rekord, dapat sumulat ang magulang o kwalipikadong mag-aaral sa punong-guro ng paaralan. Dapat malinaw na tukuyin ng sulat ang bahagi ng rekord na babaguhin at sabihin kung bakit ito dapat baguhin. Kung magdedesisyon ang paaralan na hindi baguhin ang rekord, aabisuhan ng paaralan ang magulang o kwalipikadong mag-aaral tungkol sa desisyon at aabisuhan siya tungkol sa karapatan sa isang pagdinig. Magbibigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa mga pamamaraan ng pagdinig sa magulang o kwalipikadong mag-aaral kapag inabisuhan sila tungkol sa karapatan sa isang pagdinig.

Ang karapatan na magbigay ng pahintulot sa mga paghahayag ng mga impormasyong nagbibigay ng personal na pagkakakilanlan na nakalagay sa mga rekord sa edukasyon ng mag-aaral, maliban sa mga pagkakataong inaawtorisahan ng FERPA ang paghahayag nang walang pahintulot. Ang isang pagbubukod, na pinapayagan ang paghahayag nang walang pahintulot, ay ang paghahayag sa mga opisyal ng paaralan na may mga lehitimong pang-edukasyong interes. Ang isang opisyal ng paaralan ay isang taong empleyado ng paaralan bilang isang administrador, superbisor, tagapagturo, o miyembro ng tauhan sa suporta (kabilang ang pangkalusugan o medikal na tauhan at tauhan sa yunit ng pagpapatupad ng batas); taong nagsisilbi sa lupon ng paaralan; tao o kompanya na kinontrata ng paaralan para magsagawa ng espesyal na tungkulin (tulad ng isang abogado, auditor, medikal na kasangguni o therapist); o magulang o mag-aaral na nagsisilbi sa isang opisyal na komite, tulad ng komite sa pagdidisiplina o karaingan, o tumutulong sa isa pang opisyal ng paaralan sa pagsasagawa ng kanyang mga tungkulin. Ang isang opisyal ng paaralan ay may lehitimong pang-edukasyong interes kung kinakailangan ng opisyal na suriin ang isang rekord sa edukasyon upang tuparin ang kanyang propesyonal na responsibilidad. Kapag hiniling, ihahayag ng paaralan nang walang pahintulot ang mga rekord sa edukasyon sa mga opisyal ng isa pang distrito ng paaralan kung saan hinahangad o ninanais ng mag-aaral na mag-enroll.

Ang karapatan na maghain ng reklamo sa Departamento ng Edukasyon ng Estados Unidos (U.S. Department of Education) hinggil sa mga hinihinalang hindi pagsunod ng paaralan sa mga inaatas ng FERPA. Ang pangalan at address ng tanggapan na nagpapatupad ng FERPA ay:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202-4605


 
ckschools.org